Il “Mito” del Time Management e come non funzioni nei progetti
Il “Mito” del Time Management e come non funzioni nei progetti
La gestione del tempo è una competenza molto importante, per tutti, sia in ambito lavorativo, sia personale. I minuti e le ore sfuggono fra le dita, e spesso non si riesce a concludere quanto si vorrebbe, o non si riesce a dedicare a tutte le attività il tempo che meritano. In effetti, è impossibile gestire il tempo, che inesorabilmente fluisce, inarrestabile. Al massimo possiamo gestire (cioè scegliere) le attività da farsi nel tempo che abbiamo a disposizione, che ahimè, è sempre limitato.
Il Time Management
Negli anni si sono sviluppate molte tecniche e diversi metodi per stimolare e aiutare le persone a gestire le attività nel tempo a loro disposizione, tanto che è diventata una disciplina, il Time Management. Uno dei princìpi più importanti e diffusi è quello della priorità, definita come la combinazione di urgenza e importanza, diverse fra loro, e spesso fraintese. Già comprenderne la differenza, e privilegiare l’importanza, aiuta molto a non sprecare tempo e non farsi travolgere dalle emergenze.
Ma quando si viene ai progetti – per loro natura limitati nel tempo – l’applicazione dei principi e le tecniche del Time Management non sono sufficienti. Il criterio dell’importanza, che in un certo senso potrebbe corrispondere alla durata, o al costo, o alla complessità, non funziona con le attività di progetto. Il criterio dell’urgenza, cioè quanto tempo manchi alla scadenza entro cui un’attività deve essere completata, secondo il principio che meno tempo c’è e più è urgente, non può bastare per guidare la scelta di precedenza nell’esecuzione delle attività di progetto.
Lo Scheduling
Lo scheduling, cioè la programmazione temporale delle attività di progetto, è fondamentale, essendo una delle tre principali dimensioni da gestire nei progetti, insieme ad ambito (scope) e costi. Come anticipato, per gestire i tempi nei progetti, cioè le loro durate e le scadenze da rispettare, non bastano i dettami della priorità e della disponibilità, è necessario cimentarsi anche con il concetto di vincoli logici.
Infatti, le tecniche di Time management danno per scontato che le attività da prioritizzare siano fra loro indipendenti, così infatti possono essere collocate nell’agenda solamente in funzione dell’importanza e dell’urgenza. Ma le attività di progetto hanno un’altra caratteristica vincolante, i vincoli logici fra loro. Certo, non tutte, ma buona parte delle attività di progetto sono collegate l’un l’altra, cioè sono interdipendenti, e questo complica di molto le cose.
Vincoli logici
I vincoli logici rappresentano i modi in cui due attività possono essere “legate” fra loro. Essendo un legame, innanzitutto va chiarito quali siano i punti in cui vengono fatti nodi, essi sono il punti d’inizio e il punto di fine. Se risulta necessario “legare” un’attività in un punto intermedio fra inizio e fine, quell’attività verrà divisa in due sotto-attività, proprio in corrispondenza di quel punto, che rappresenta sia la fine della prima parte sotto-attività, sia l’inizio della seconda.
Può sembrare esagerato ragionare in questi termini, specialmente quando i “punti di legatura” di un’attività potrebbero essere molti (per cui la si dovrebbe dividere in molte parti), ma è funzionale ad evidenziare gli elementi di vincolo, cioè quale/i output di una (o più) attività diventa/no input dell’altra (o di altre). In effetti il vincolo logico che si presenta fra due (o più attività) si basa sul fatto che un’attività debba utilizzare elementi realizzati da un’altra. Tali elementi possono essere oggetti tangibili o intangibili (dati, informazioni e decisioni).
Ci sono 4 tipi di vincoli logici, che rappresentano le possibili combinazioni fra inizio e fine di due attività collegate fra loro. In pratica, di due attività, A e B, si possono collegare fra loro: i punti di inizio di A e di B; la fine di A con la fine di B; l’inizio di A con la fine di B; la fine di A con l’inizio di B.
Parallelo e serie
Definire i punti di inizio e fine di tutte le attività di progetto, specificando gli elementi di vincolo, non è semplice, specialmente quando richiede di suddividere le attività in sotto-attività, ma risulta necessario, se l’obiettivo è di determinare con chiarezza e certezza quali siano i vincoli logici fra le attività.
Questo permette di comprendere pienamente, e senza dubbi, quali attività possano essere svolte contemporaneamente (in parallelo) e quali invece necessitino di essere eseguite in successione (serie). Questo determina la vera priorità delle attività di progetto, evidenziando l’ordine, la sequenza con cui svolgere le attività di progetto.
Ma non è finita qui…
Conoscere le sequenze logiche delle attività, i parallelismi e le serie, non basta per rispettare la scadenza di progetto, ma non è possibile farlo senza. Oltre a ciò, è necessario conoscere quanto tempo possa durare ogni attività, o almeno un’ipotesi plausibile, in modo tale da poter verificare se il tempo concesso al progetto sia sufficiente.
Se questo è il caso, cioè se sia possibile svolgere tutte le attività di progetto, con le sequenze determinate e le durate ipotizzate, prima della scadenza, bene, si è già in possesso di una buona programmazione delle attività. Altrimenti si devono mettere in pratica delle tecniche di compressione dei tempi di progetto, che comportano un aumento dei costi e dei rischi di progetto. Ma questo è un altro tema…
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*Chi sono
Cristiano Ottavian, Project Management Professional PMP®, Authorized Training Partner Instructor PMP®, Prince2 Practitioner (AxelosTM, UK), SFC, Scrum Fundamentals Certified (ScrumStudy, USA), docente accreditato ISIPM base, Consulente Tecnico Ambientale (CSEA Piacenza).
Pianifico e conduco progetti di start-up, di cambiamento organizzativo, di ottimizzazione dei processi e di sviluppo prodotto/servizio. Come Consulente e Trainer aiuto professionisti ed aziende a migliorare la loro gestione dei progetti e a raggiungere i loro obiettivi, insegnando in aula e/o in azienda, supportando la conduzione di specifici progetti e programmi, realizzando efficacia ed efficienza.